Veranderende team dynamiek
Het opzetten van een startup is een uitdagingen onderneming. Het vereist niet alleen doorzettingsvermogen en vastberadenheid, maar misschien nog wel belangrijker is een goed begrip van team dynamiek en hoe dit verandert naar mate het bedrijf groeit. Wij staan nu aan het begin van groei en aangezien ons team het allerbelangrijkste is binnen Poort8, willen we dit graag op de juiste manier aanpakken.
Aangezien we dus aan de vooravond staan van onze zoektocht, heeft deze blog een open einde. Er komt nog een vervolg. Voor nu wil ik vooral graag uiteenzetten hoe we vooraf denken het aan te pakken. Achteraf kunnen we dan terugkijken en leren van de aannames die we nu gaan doen.
Team Poort8 heeft een brede focus. Dit klinkt tegenstrijdig, maar is het niet. We zijn als teamleden inhoudelijk complementair aan elkaar, maar willen deze brede skillset wel graag gefocust inzetten. Sinds de eerste meetings weten we dat we graag met een product de markt op willen en dat de logistiek de logische markt is om te starten. Wat we ook weten, is dat de balans tussen werken en niet-(echt)-werken erg belangrijk is. De balans komt op meerdere manier naar buiten: werk vs privé, exploitatie vs exploratie, messen erop vs borreltijd, omzet maken vs product ontwikkelen. We houden ervan als een dag ‘niet als werken’ voelt, maar weten dat we ook genoeg omzet moeten draaien om Poort8 liquide te houden. We zoeken daarom zoveel mogelijk naar opdrachten waar we zelf ook veel plezier beleven en wat goed bij onze intrinsieke motivatie past. We geloven erin dat dat de sweet spot is waarin alles mooier wordt: het resultaat wordt beter, de klant tevredener en het team blijer.
Dat laatste is dus voor ons misschien wel het aller belangrijkste: een blij team. Alles wordt mooier als het team blij is. Een belangrijk onderdeel om ervoor te zorgen dat we blijven focussen op ons team in ons manifesto. Hierin staat visueel uitgebeeld wat wij als team belangrijk vinden. Het helpt ons als eerste om te beseffen dat ons team zo belangrijk is. Dit klinkt misschien als een open deur, maar dat is het niet. Alleen maar zeggen dat het team belangrijk is, is een stuk minder krachtig dan daad bij woord voegen. Het manifesto is gemaakt door het team, is de basis voor onze visie gesprekken, wordt gebruikt in retro’s en is al een paar keer aangepast aan veranderde omstandigheden. Het staat zelfs fysiek uitgeprint als banner in ons kantoor.
We gebruiken het ook wel eens om een discussie te slechten. Zo hadden we laatst een discussie over welke kant Poort8 op moest gaan. Hierin ontstond de vrees voor een bepaalde richting en zochten we naar KPI’s om te voorkomen dat we die kant op zouden gaan. Over deze KPI’s ontstond ook weer discussie. Neerwaartste spiraal dus. Totdat iemand opmerkte dat de gevreesde richting totaal niet te rijmen was met ons manifesto en daarom nooit ging gebeuren zolang we het manifesto maar genoeg aandacht zouden blijven geven. Binnen een paar seconden was de discussie nu afgerond en was iedereen blij en opgelucht. Ons manifesto zorgt ervoor dat we de dingen kunnen blijven doen waar we als team energie van krijgen.
Terug naar de veranderingen. Toen we van 4 naar 5 gingen, was Bart Cunes de nieuwe aanwinst. Bart lijkt best veel op de andere 4: afgestudeerd is Delft, zelfde generatie, man, komt uit de Randstad. Kortom: dat vroeg niet om heel veel aanpassingen van het team. Sinds 1 feb is Eliz bij het team gekomen. Eliz is opgegroeid in Turkije, +/- 10 jaar jonger, vrouw en heeft een creatievere opleiding met journalistiek. Hier heeft ze een marketing skill set aan toegevoegd. Communicatie is nu nog voornamelijk in het Engels, maar Nederlands goed onder de knie krijgen staat op haar bucket list. Als team vinden we het belangrijk dat ook Eliz zich blij voelt binnen het team. Cultuur is een levend organisme en moet de vrijheid hebben om te kunnen veranderen als de omstandigheden veranderen. Dus als Eliz net andere dingen nodig heeft om blij te zijn, zal de cultuur, en dus het team, hierdoor veranderen. De zoektocht naar wat dit is, kan lastig zijn. Te veel veranderingen kan een negatief effect hebben op het oude team, te weinig veranderingen kan ervoor zorgen dat Eliz zich minder snel voelt opgenomen in het team. Wederom komt het neer op balans dus.
OK. Het moment van de waarheid. Hier is onze aanpak:
We starten met een 100 dagen plan voor de nieuwe medewerker. Hierin plannen we de eerste weken alvast vooruit zodat een nieuwe medewerker zich hier niet druk om hoeft te maken. We verzinnen simpele kleine inhoudelijke taken waarin de nieuwe medewerker zich kan vastbijten en eigen kan maken. Hiermee voorkomen we dat een medewerker het gevoel krijgt te zwemmen.
Parallel hieraan gaan we in gesprek over onze producten en proposities, onze markt en onze bestaande en potentiële klanten. We bespreken ons manifesto en laten de nieuwe medewerker meedraaien in veel meeting om steeds meer te begrijpen, voelen zelfs, over hoe Poort8 in elkaar zit.
Zodra we het gevoel krijgen dat de medewerker er klaar voor is, starten we met de shift van taak gestuurd naar eigen verantwoordelijkheden. Dit doen we niet cold turkey, maar op een tempo dat past bij de medewerker. Ook het tijdspad passen we aan op de medewerker: bij de een zal dit al in de eerste week gebeuren, bij de andere pas in de 2e maand.
Het uiteindelijke doel is dat elke medewerker zijn eigen gebied heeft waarin hij/zij verantwoordelijkheid wil nemen en impact kan maken op een manier waar hij/zij blij en trots van wordt. Sidestep: Een mooie maatgraad hierin is jezelf af te vragen ‘waar wil je enthousiast over kunnen vertellen op een feestje met je beste vrienden?’. Dit resultaat najagen levert altijd een blije medewerker op.
Tot slot willen we met externe coaching ook blijven kijken naar ons team. Daarom zijn we nu bezig om weer een teamdag te plannen waarin we het team onder de loep nemen en op zoek gaan naar handvatten om zo goed mogelijk met veranderende team dynamiek om te gaan.
Tot zover de voorbereiding: we gaan aan de slag. Stay tuned voor het vervolg!
