Lange termijn versus korte termijn

Tijdje geleden alweer, dus veel gebeurd ondertussen. Vandaag wil ik jullie graag meenemen in de eeuwige strijd tussen lange termijn en korte termijn. Gelukkig hoeft dat geen strijd te zijn, ze hebben namelijk beiden een ander doel. De korte termijn is gefocust op taken afronden en probleem oplossen. De lange termijn is gericht op impact maken en visie realiseren. Belangrijk is vooral dat je ze beide de juiste aandacht geeft. Vorm is hierin belangrijk en voor ons was dit best wel een zoektocht. Vooral de lange termijn de juiste aandacht geven is lastig. Daarom deel ik graag hoe wij dat op dit moment hebben ingericht.

Korte temijn

Als team zijn we uitgelijnd om snel resultaat te boeken in een korte tijd. We zijn in staat om powerpoint use cases in een dag om te zetten naar werkende prototypes. Hiervoor gebruiken de methodieken als scrum en lean startup. Concreet gezegd werken we in sprints waarin we tasks afwerken door ze door kolommen als todo, doing, review en done heen te trekken. Deze tasks bundelen we in issues voor het overzicht in de sprint. We kennen zowel tasks als issues zoveel mogelijk toe aan personen om zo eigenaarschap te voelen. Issues zijn gebundeld in epics om het overzicht over sprints heen te houden. Daarnaast stellen we voor elke sprint 3 doelen die richting geven aan wat we in de sprint willen bereiken. Deze doelen zijn dan ook direct het belangrijkste van een sprint. Ze moeten gehaald worden.

4 keer per week spreken we de voortgang door. Maandag en woensdag in een korte standup waarin we allemaal in een minuut vertellen waar we staan, welke obstakels er zijn en waar we hulp kunnen gebruiken. Details en inhoudelijke discussies proberen we zoveel mogelijk buiten de standups op te lossen. Op dinsdag bespreken een specifiek onderwerp dat nog meer refinement nodig heeft. Op donderdag lopen we door het hele scrum bord heen om te zien waar we in totaal staan en ter voorbereiding op de volgende week. Vrijdag is bij ons de meest individuele dag, dus daar hebben we geen team meeting staan. Ter voorbereiding van de volgende sprint is één persoon verantwoordelijk om de refinement alvast te doen waar mogelijk en deze persoon vraagt inhoudelijke hulp aan anderen waar nodig.

Lean startup gebruiken we om concepten als fail fast en experimenten te omarmen. We bouwen het liefst snel een prototype (met ductape en ti-wraps noemen we dat ☺️) om te testen of het werkt en te killen als het niet werkt. Dus fail fast. Daarna testen we de functionaliteit aan de hand van experimenten met voorgedetineerde definities van succes. Eerlijkheid gebiedt te zeggen dat we daar nog beter in zouden willen zijn, maar dit is in ieder geval het gedachte goed waar we op mikken.

Lange termijn

Waar de korte termijn goed in te vullen is met bestaande methodieken, werkt de lange termijn minder goed voor ons met gangbare methodieken. We hebben methodieken als Business Model Canvas, Value Proposition Canvas, Mission-vision-ambition-targets en vergelijkbaar geprobeerd. Dit werkt goed om op één moment een gezamenlijk idee te krijgen van de richting waar we naar toe willen, maar minder goed om hier sturing aan te blijven geven gedurende de rest van het jaar. Naar veel omzwervingen zijn we nu uitgekomen op een concept dat wij Poort8Q1234 noemen. Hierin benoemen we per kwartaal wat we willen bereiken en welke hoofdzaken we daarvoor moeten realiseren. Hieronder zie je een voorbeeld:

De blauwe achtergrond is het huidige kwartaal en schuift door, waardoor de kwartalen kunnen blijven staan. Dus Q1 staat altijd links boven. De onderwerpen van het volgende kwartaal zijn al vrij concreet, terwijl dat steeds minder concreet wordt hoe verder het in de toekomst ligt. De 4 hoofddoelen zijn een fijn instrument om heel globaal richting aan te geven. Zo hadden wij een tijdje terug de volgende hoofddoelen staan: ‘gebruik testen’, ‘retentie testen’, ‘leads & onboarding inrichten’, ‘opschalen tech en lead engine’. Dit gaf voor ons duidelijk richting een jaar vooruit zonder te veel tijd te verliezen aan nadenken over details. Praktijk leert dat deze details toch nauwelijks in te schatten zijn en als je dat wel doet het eerder beklemmend werkt dan dat het houvast biedt.

Poort8Q1234 spreken niet dagelijks door, wel wekelijks. Op ons business-uurtje is het een vast onderdeel. Meestal komt het een paar minuten in beeld om te kijken of we met de juiste dingen bezig zijn. Tijdens ons maandelijkse MT (knipoog) bespreken we het gedetailleerder, kijken we vooruit en vullen we aan. Op deze manier biedt het richting en houvast, zonder dat het te veel tijd kost of beklemmend werkt.