De wondere wereld van holacracy

Een organisatie is een levend organisme dat zich ontwikkeld over tijd. Poort8 is gestart als 4 Delftenaren die elkaar al goed kenden. Dit team had in de eerste jaren voornamelijk als doel bewijzen dat we in staat zijn een stabiel bedrijf te ontwikkelen met genoeg omzet waar we met plezier aan mogen werken. Ook inhoudelijke autoriteit en naamsbekendheid in de markt waren grote doelstellingen. Ondertussen kunnen we wel stellen dat dat gelukt is. Dit jaar bestaat Poort8 alweer 5 jaar en hebben we een goede reputatie opgebouwd!

In het laatste jaar zijn we gegroeid van 5 naar 8 teamgenoten en dit jaar verwachten we een vergelijkbare stap te zetten. Het team wordt niet alleen groter, maar ook diverser. Er zitten nu ook twee jonge twintigers in het team, voor wie Poort8 de eerste werkgever is. Deze diversiteit zorgt ook voor meer diverse behoeftes. Duidelijke doelstellingen voor het bedrijf naast ‘overleven’ bijvoorbeeld. Maar ook onderwerpen als ‘wat wordt er van mij verwacht?’, ‘wie is mijn leidinggevende?’ en ‘welke autonomie heb ik?’. Daarnaast speelt eigen ontwikkeling een belangrijke rol.

In een klassieke organisatie is dit meestal vrij hiërarchisch ingericht. De CEO bepaalt, en elke laag daarna bepaalt voor de laag daarna. Vaak worden medewerkers ook (helaas) taakgericht aangestuurd. Micro-management ligt dan altijd op de loer. Wij geloven daar niet in. In het Poort8 manifesto hebben we onze cultuur weergegeven aan de hand van statements en graphics. Hier zijn veel elementen op terug te vinden die gericht zij op het team en op de autonomie van het individu. Holacracy is een organisatiemodel dat beter past hierbij, dus wij gaan hiermee aan de slag.

In theorie

Holacracy gaat uit van autonome teams (cirkels genoemd) die een deel van de totale verantwoordelijkheid dragen, inclusief de hierbij horende rechten en plichten. Een recht is bijvoorbeeld om zelf bepaalde beslissingen te nemen en als cirkel zelf te bepalen hoe de cirkel ingericht wordt. Een plicht is bijvoorbeeld om de juiste stakeholders geïnformeerd te houden, bestaande doelstellingen te realiseren en input te leveren voor toekomstige doelstellingen, strategie en visie.

Bij Poort8

Binnen Poort8 hebben we voor nu 5 cirkels gedefinieerd: Strategie, People & Culture, Product, Commercie en Bedrijfsvoering. Voor elke cirkel is er in onderling overleg een booster benoemd. De booster heeft als rol de cirkel aan de gang te houden en is verantwoordelijk voor de communicatie naar de andere cirkels. Dit betekent overigens niet dat de booster dit zelf moet doen, maar vooral dat de booster zorgt dat dit goed geregeld is binnen de cirkel. In welke vorm dat is, bepaalt de cirkel zelf.

Onze cirkels

Benieuwd? 3… 2… 1… tada!

Okay, dus wat doen deze cirkels dan? Ook dit licht ik graag even toe.

Strategie
Deze cirkel zorgt ervoor dat er een langere termijn visie bestaat op strategisch niveau en dat er doelstellingen zijn voor elke cirkel die op tactisch niveau opgepakt worden. De strategie cirkel bepaalt niet, maar haalt input op uit de cirkels en zorgt voor een besluit dat gedragen is door de hele organisatie. De visie is gericht op grofweg 5 jaar, de strategie op 2 jaar en de tactische doelstellingen worden per kwartaal vastgesteld.

People & Culture
Deze cirkel gaat over het hart van Poort8: het team! En dan vooral de zachte kant. Hieronder vallen de zichtbare elementen zoals borrels, teamuitjes en etentjes, maar ook de minder zichtbare elementen zoals een veilige werkplek en onze cultuur, met het manifesto voorop. Voor deze cirkel geldt dat ze zeker niet alles zelf hoeven te doen, maar wel dat ze ervoor zorgen dat gedaan wordt wat er gedaan moet worden.

Product
Als People & Culture het hart is, dan is de Product cirkel het hoofd. Poort8 heeft vanaf het begin het streven een tech bedrijf te zijn, dus onsproduct is na ons team het meest belangrijk binnen Poort8. De Product cirkel heeft als rol het product te ontwikkelen en, in samenwerking met People & Cultuur, ervoor te zorgen dat Poort8 ook een echt tech bedrijf blijft. De Product cirkel bepaalt overigens niet autonoom waar het product zich naar toe ontwikkelt. Hiervoor is input van de andere cirkels nodig. Samen wordt de richting bepaald. De cirkel zorgt er vervolgens wel voor de deze richting op de juiste manier uitgevoerd wordt.

Commercie
Tech is vet, maar tech die op de plank ligt, is zinloos. Zie hier de eerste helft van de rol van de cirkel Commercie! Zorgen dat we de juiste klanten krijgen voor het product en dat deze klanten blij blijven via onze customer support. De tweede helft van de cirkel Commercie bestaat uit Business Development. Met Business Development zorgen we ervoor dat we weten wat er in de markt speelt en zijn we in staat voorop te lopen in de markt. Business Development plant zaadjes voor de toekomst en haalt hier zo nu en dan projecten binnen. Dit zorgt voor omzet, bekendheid in de markt, early adoption en geeft inzicht voor de richting waarop het product zich moet gaan ontwikkelen.

Bedrijfsvoering
De cirkel Bedrijfsvoering is bijna een infrastructurele cirkel. Bedrijfsvoering zorgt er voor dat de Poort8 BV gezond is zodat de andere cirkels onbezorgd hun ding kunnen doen. Elementen die tot Bedrijfsvoering horen zijn boekhouden, finance, hr, werving & selectie, administratie, verzekeringen, loon, ISO, F&B en facility management.

Mand. Stop de tijd.

Nu je weet welke cirkels we hebben ingericht, rest er nog meer één onderwerp: het proces. Binnen Poort8 hebben we deze week de booster aangesteld en besloten wie in welke cirkel mee gaat draaien. Omdat dit alles nieuw voor ons is, hebben we dit ingericht voor de komende 4 maanden. In deze 4 maanden gaan we veel leren en evalueren. Daarna bepalen we hoe we verder gaan en welke wijzigingen we gaan aanbrengen. Kortom: er komt een hele interessante periode aan!